Hoe hou je gas op de lollie?

Hoe kun je elke dag zo continue mogelijk presteren? Dat is hoogstwaarschijnlijk de vraag van elke ondernemer over zijn personeel. Een ondernemer die verwacht dat zijn personeel dag in dag uit volop, vol gas zijn productie draait. Maar is dat eigenlijk wel mogelijk? Is die verwachting wel terecht?

Ik denk het niet. Ik vergelijk het altijd met sport. Bijvoorbeeld een hardloper, die kan een volle sprint trekken op bijvoorbeeld 100 m daarna is hij of zij kapot. Maar wanneer deze persoon gaat duur lopen kan diegene misschien wel 5 of 10 km lopen omdat dit een normaal tempo is en geen sprint. Dat zelfde geldt voor de werkvloer. Je kunt niet hoog volume draaien als je steeds onder druk moet presteren door bijvoorbeeld onderbezetting. Je kunt wel een goede volume draaien als jij je normale tempo aanhoudt en dan blijft het ook leuk. Daarnaast kun jij best nog wel af en toe een spoedorder tussendoor doen of overwerken want tijdens een duurloop kun je ook wel even even iets aanzetten of net even iets harder lopen en daarna weer terug naar je normale tempo. Dus eigenlijk is het beste dat iemand op de werkvloer een normaal, continue tempo draait.

Als ondernemer is het daarom handig om niet van je productie medewerker te verwachten dat deze 100% procent productief kan zijn. Dat is niet haalbaar. Als je een team wil creëren dan moet er ook ruimte zijn voor plezier en sociale momenten. Stel je verwachting bij naar 80% en probeer door sfeer, positieve invloed en coaching collega’s naar 90% productiviteit te krijgen. Met wel de inlevingsvermogen dat iemand ook een keer zijn of haar dag niet heeft.

Mijn ervaring met piekmomenten (zoals tijdens evenementen, Black Friday of bepaalde fases in het jaar), waar het altijd druk is, dat de schoen hier vaak gaat wringen. Het is niet reëel dat een ondernemer verwacht dat een team, wat al moeite heeft met een normale orderstroom ook nog de extra drukte opvangt. Daarin moet een organisatie vooraf bijsturen om zo de aankomende drukte op te vangen. Dus nieuwe werknemers moeten bijtijds ingewerkt zijn. Operationeel moet een drukkerij een geoliede machine zijn. Dus van proefdruk tot aan de gedrukte kleding moet vloeiend lopen. Er moet vooraf communicatie zijn over de aankomende drukke periode over verlof en overdracht.

Ik heb meerdere malen meegemaakt dat teams door drukte rond de 50 uur per week draaiden. Zelfs op zondag moesten werken. Wat je dan zag dat teams geen rust kregen en oververmoeid en gedemotiveerd raakten. Vooral omdat de inkomende goederen elke dag meer waren dan wat eruit ging. Dat lijkt op dweilen met de kraan open.

Waar ik altijd op hamer in een organisatie zijn cijfers. Meten is weten. Hoeveel druks kan een drukkerij aan per week? Op deze manier kun je strategisch een planning maken. Met cijfers van vorige jaren kun je vooraf al schakelen. Wanneer je weet wanneer het heel druk gaat worden kun je het capaciteit tekort aan vullen. Of je personele planning aanpassen.

Cijfers zijn ook een mooie tool om medewerkers te coachen. Met cijfers zie je verschillen in werknemers op de productievloer. Je kunt meten waar iemand zijn tijd mee verliest en waar de andere tijd mee wint.

Meten binnen een drukkerij kan op verschillende manieren en daar zijn mooie systemen voor. Met deze metingen krijgen werknemers ook meer besef van productief zijn. En hoe fijn is het dat alles steeds beter en efficiënter loopt. Dan zijn we allemaal toch blij?

Heb je vragen over dit onderwerp of wil je vrijblijvend sparren met mij. Neem gerust contact op en misschien kan ik iets voor jullie betekenen.